Confluence için Bilgi Mimarisi Stratejisi Nasıl Oluşturulur


Bilgiyi erişilebilir kılmak, kuruluşların iletişim ve işbirliğini en üst düzeye çıkarmasına yardımcı olur. Ekibinizin Confluence gibi bir araç kullanması, bilgiyi organize etme şekliniz ile birlikte, ekiplerinizin üretkenliğini etkileyebilir. Bilgiyi düzenli tutmak, ekip üyelerinin işleri ile ilgili konuları, ihtiyaç duydukları anda bulabilmesini sağlar - artık doğru dosya adını veya bağlantıyı aramakla zaman kaybetmez.

Sıfırdan bir bilgi mimarisi stratejisi oluştururken nereden başlayacağınızı bilmek zordur; Süreci beş kolay adıma böldük.

1. Adım: Mevcut Confluence örneğinizin bir analizini yaparak başlayın

Confluence'ta şu anda ne kadar ve hangi bilgilerin depolandığına dair üst düzey bir anlayışa sahip olmak isteyeceksiniz, böylece onu desteklemek için güçlü bir bilgi mimarisi stratejisi tasarlayabilirsiniz. Bu anlayışı geliştirmek için, araştırma yapmak için;

  • Confluence içinde bilgi nerede tutuluyor?
  • Ekler dahil sayfalarda ne kadar bilgi depolanır?
  • Confluence'daki içeriğin sahibi kim?
  • Confluence'daki bilgilerin ne kadarı bugün hala işletmenizle alakalıdır?
Kapsamlı bir analiz, işletmenizin mevcut ve gelecekteki ihtiyaçlarına uygun bir plan yapmanıza yardımcı olacaktır.

2. Adım: İçeriği sınıflandırın ve planınızı tasarlayın

Daha sonra, bilgileri düzenlemek için bir plan oluşturmak isteyeceksiniz. Müşteri geri bildirimlerine dayanarak, belirli bir Confluence örneğinde genellikle beş içerik seviyesi vardır: organizasyon veya şirket; departman; takım; proje; ve kişisel içerik düzeyinde.

İçerik Seviyesi İçerik Nerede Tutulacak Örnek
Organizasyon veya şirket seyiyesinde içerik Tüm organizasyon için "Kurumsal" bir alan Dahili ve harici duyurular için bir "Kurumsal İletişim" alanı veya bir kuruluştaki liderlik ekibinin güncellemeleri paylaşması için "Yöneticiler Köşesi" alanı
Departman seyiyesinde içerik Her departman için bir "Departman" alanı İK departmanının çalışmasındaki tüm ekipler için bir "Kişi" alanı veya Hukuk departmanının sözü dahilinde tüm ekipler için bir "Hukuk" alanı
Takım seyiyesinde içerik Bir departman içindeki her ekip için bir ekip alanı Ekip için özellikle KOBİ hesaplarına satış yapmaya odaklanan bir "KOBİ Satış" alanı veya uyumluluk odaklı hukuk ekibi için bir "Uyum" alanı
Proje seyiyesinde içerik Yeni projelerin kendi alanları olabilir veya proje ile ilgili sayfaları bir alan içinde tek bir sayfa ağacında tutabilirsiniz "June Rocket Launch" alanı, bu projeyle ilgili tüm sayfaları içerebilir veya "June Rocket Launch" ana sayfası "Rocket Team" alanı içindeki tüm proje alanlarını içerebilir
Kişisel içerik Bireysel bir kullanıcının kişisel alanı Bir kullanıcının yöneticisi veya akranları ile birebir görüşmeleri için notlar kişisel alanlarında saklanabilir

Bu çerçeveden sonra altyapınızı, kuruluşunuzun Confluence örneğindeki içeriğe uygulayarak modelleyebilirsiniz. Örneğin, departman düzeyinde, ekip düzeyinde ve proje düzeyinde içeriğin tamamının "BT" adlı bir alanda var olduğunu, ancak tüm proje düzeyindeki içeriğin başka bir alana taşınması durumunda gezinmenin daha kolay olacağını görebilirsiniz. "BT Projeleri" olarak adlandırılır. Bu süreçte, bilgi gelişimi ve ekip büyümesine uzun vadeli bir bakış açısı getirmek isteyeceksiniz. Güçlü bir plan, kuruluşunuzun yıllarca organize olmasını sağlayacak ve gelecekte ihtiyaç duyulan bilgi temizleme miktarını azaltacaktır.

3. Adım: "Space"leri organize edin.

Planınızı geliştirdikten sonra, "Space" organizasyonunda herhangi bir değişiklik yapmak için yardım almak isteyeceksiniz. Kuruluşunuzda alanı kimin oluşturabileceği veya değiştirebileceği konusunda kısıtlamalar varsa, Confluence yöneticinizin yeni alanlar oluşturması ve space yöneticilerine izinler ataması gerekir.
Örnek bir space:

4. Adım: Sayfaları organize edin

Confluence alanlarınız yeniden düzenlendiğinde, kullanıcılarınızın sayfalarına girme zamanı gelmiştir! Kullanıcıların sayfaları Space'ler arasında hareket ettirmek veya bir Space içinde yeni sayfa ağaçları oluşturmak için zaman harcayacakları anlamına gelebilir.

Kullanıcılar artık alakalı olmayan veya ihtiyaç duyulmayan sayfaları da silebilir.

Bireysel kullanıcıların ve ekiplerin kendi içerikleriyle ilgilenmek için zaman ayırması gerektiğinden, çoğu zaman bu dördüncü adım uzun sürecektir.

5. Adım: Sürekli organize edilmiş olarak kalın

Herkes sayfalarını taşıdıktan sonra, bilgi mimarisi stratejinizi sürdürmek için bazı yönergeler koymak isteyeceksiniz. Confluence'ta, aşağıdaki en iyi uygulamalardan bazılarını izleyerek bunu yapabilirsiniz:

  • Confluence'ta, yapılandırılmış bir işe alım süreci sağlayın: Oryantasyon sırasında uygulamayı tanıtarak, yararlı "başlangıç" sayfalarını paylaşarak ve her yeni çalışanın işe alım planı için bir sayfa oluşturarak, işe yeni başlayanların Confluence'ın kuruluşunuzda nasıl kullanıldığını anlamalarına yardımcı olun.
  • Düzenli olarak içeriği temizleyin: Eski sayfalar ayrı bir alana taşınabilir ve bu alan arşivlenebilir. Arşivlenmiş alanlar daha az görünürdür (örneğin, arama sonuçlarından gizlenir), ancak Confluence dizininizde kalır ve örneğinizde hala kullanılabilir
  • Önemli sayfaları, ekleri ve Space'leri etiketleyin: Etiketler, gruplandırmayı ve bulmayı kolaylaştırmak için sayfalara, eklere ve Space'lere eklenebilen anahtar sözcüklerdir. Takım arkadaşlarınızın Confluence'ta etikete göre arama yapabilmesi ve ilgili içeriği gruplamak için etiketleri kullanın. Aşağıdaki örnekte, kullanıcıların daha sonra kolayca bulabilmeleri için bir sayfa "office-policies" ve "how-to-articles" olarak etiketlenmiştir:

Yorum ()

Haberler

Athena yeniliklerinden haberder olmak için email adresinizi listemize ekleyin.

Success! You've been added to our email list.
iletişim Bilgileri
  • Adres: Athena Bilişim Çözümleri Tic. Ltd. Şti. Kozyatağı Mah. Hüseyin Çelik Sok. Nail Ergin İş Merkezi No:7 D:9 Kadıköy / İstanbul

  • Telefon: +90 (216) 306 58 00

  • Haritada göster: Harita